Información Pública vs Privada y Permisos de Seguridad

Objetivo de la Lección

Comprender cómo Odoo 16 CE clasifica la información de los trabajadores para proteger los datos personales sensibles y, al mismo tiempo, mantener un directorio corporativo accesible para todos.

La Ficha del Empleado: Dos Mundos Separados

Al abrir el perfil de cualquier empleado en Odoo, notarás que la información está categorizada en diferentes pestañas. Las dos más importantes en términos de privacidad son la Información de Trabajo y la Información Privada.

Es vital entender la diferencia funcional y de seguridad entre ambas:

1. Información de Trabajo (El Directorio Público)

Esta pestaña funciona como la tarjeta de presentación corporativa del empleado.

• ¿Qué contiene? Correo electrónico de trabajo, teléfono de la oficina, ubicación física, departamento al que pertenece, horario de trabajo y quién es su responsable directo.
• Permisos de Visualización: Abierto a todos. Cualquier usuario interno (que tenga acceso al sistema) puede ver esta pestaña. El objetivo es que los miembros del equipo puedan buscarse entre sí, saber en qué departamento están y cómo contactarlos por temas laborales.

2. Información Privada (Datos Sensibles y Legales)

Esta pestaña almacena la información personal, legal y financiera del trabajador.

• ¿Qué contiene? Dirección particular, correo y teléfono personal, número de identificación (RUT/DNI/Pasaporte), estado civil, cantidad de hijos, contactos de emergencia, nacionalidad y la cuenta bancaria para el pago de remuneraciones.
• Permisos de Visualización: Estrictamente restringido. Por defecto en Odoo, un empleado regular no puede ver la información privada de sus compañeros. Odoo utiliza reglas de seguridad a nivel de base de datos (ir.rule) para bloquear el acceso.
• ¿Quién puede verlo? Solo el propio empleado (si tiene un usuario enlazado) y los usuarios que tengan el rol de Responsable o Administrador en los permisos de la aplicación de Empleados.

Nota de Seguridad Funcional: Nunca registres un teléfono o correo personal en la pestaña de "Información de Trabajo". Si lo haces, esos datos quedarán expuestos a toda la empresa en el directorio general.

3. Ajustes de RRHH (Control de Acceso interno)

Existe una tercera pestaña llamada Ajustes de RRHH. Esta sección es netamente administrativa.

• ¿Qué contiene? El usuario de base de datos enlazado a esta ficha (para que el empleado pueda iniciar sesión), su código PIN de asistencia y su ID de credencial (Badge).
• Permisos de Visualización: Al igual que la información privada, está oculta para los empleados regulares y solo es gestionable por el departamento de Recursos Humanos o los administradores del sistema.

Resumen de Mejores Prácticas

• Utiliza la Información de Trabajo para fomentar la comunicación interna.
• Audita periódicamente que los campos de la Información Privada estén completos, ya que son la base para generar futuros contratos y cumplir con la normativa laboral local.